Автоответчик в Instagram*: приветствие и сообщение об отсутствии

Автоответчик в Instagram: что это и когда он нужен

Автоответчик это сообщение, которое профиль отправляет сам, без вашего участия. Человек открыл переписку или написал вам вне рабочего времени, и ему сразу приходит короткий ответ: приветствие, график работы, ссылка на информацию. Для бизнеса это способ не терять клиентов в паузах между вашими ответами и снимать тревогу «меня заметили?».

Если вы отвечаете на сообщения круглосуточно и у вас два-три обращения в неделю, автоответ вам не нужен. Но если вы работаете днём, спите ночью и у вас больше пяти обращений в день, он становится полезным помощником. Автоответчик не заменяет живой разговор, он лишь заполняет паузу.

Какие бывают автоматические сообщения

Набор функций зависит от типа аккаунта и версии приложения, а в некоторых регионах отдельные инструменты могут быть недоступны. Проверьте, что именно появилось у вас. Про быстрые ответы мы писали отдельно: смотрите инструкцию по настройке быстрых ответов.

Как настроить приветствие и автоответ: путь в настройках

Все эти функции доступны владельцам профессиональных аккаунтов. Если у вас личный профиль, сначала перейдите на бизнес-аккаунт. Дальше действуйте так, помня, что пункты меню могут называться немного иначе:

1. Откройте профиль и нажмите значок меню в правом верхнем углу.
2. Зайдите в «Настройки и конфиденциальность», затем в блок для профессионалов («Инструменты для бизнеса», «Для профессионалов»).
3. Найдите раздел с сообщениями: он может называться «Сообщения и ответы» или похоже.
4. Выберите нужную функцию: «Приветственное сообщение», «Сообщение об отсутствии» или «Часто задаваемые вопросы».
5. Включите её переключателем.
6. Введите текст, при необходимости укажите расписание.
7. Сохраните и отправьте тестовое сообщение со второго аккаунта, чтобы проверить результат.

Тексты автоответов: приветствие, отсутствие и вопросы

Как написать приветствие, которое работает

Хорошее приветствие делает три вещи: показывает, что вы рады, объясняет, что можно сделать дальше, и называет срок ответа. Оно короткое: два-четыре предложения.

Пример для мастерской

Здравствуйте! Это мастерская «Кожа и шов». Спасибо, что написали. Мы шьём сумки и кошельки на заказ. Напишите, что вас интересует, и мы ответим в течение часа с 10:00 до 19:00.

Пример для услуг с записью

Добрый день! Вы написали студии массажа. Чтобы записаться, пришлите, пожалуйста, удобный день и время. Администратор ответит в рабочее время, обычно в течение 30 минут.

Что не стоит писать в приветствии: длинную историю компании, весь прайс, множество ссылок и обещание «ответим мгновенно», если это не так. Лучше пообещать реальное время и выполнить, чем обещать быстро и опаздывать.

Как написать сообщение об отсутствии

Оно срабатывает вне рабочих часов, и его задача объяснить, что вас не игнорируют. Укажите, когда вы вернётесь, как срочно связаться и что можно сделать самому.

Здравствуйте! Сейчас мы не на связи. Работаем ежедневно с 10:00 до 20:00. Ответим вам утром, в начале рабочего дня. Прайс и ответы на частые вопросы собраны в актуальном «Как заказать».

Отсылка к актуальному, которое вы заранее оформили, очень помогает. Как собрать такую подборку, читайте в материалах про оформление актуального.

Часто задаваемые вопросы в чате

Если функция доступна, добавьте в неё четыре-пять самых частых вопросов: «Сколько стоит?», «Как сделать заказ?», «Какие сроки?», «Где вы находитесь?». Ответы формулируйте так, как в быстрых ответах: сначала суть, потом уточнение и вопрос.

Не добавляйте вопросы, которые вы сами придумали, но которые клиенты не задают. Ориентируйтесь на реальную переписку за последний месяц.

Как проверить, что всё работает

Попросите знакомого или используйте второй аккаунт и напишите в свой профиль так, как это сделал бы новый клиент. Проверьте четыре вещи: пришло ли приветствие, не обрезан ли текст на экране телефона, открываются ли ссылки и совпадает ли время работы с реальным. Затем напишите вне рабочего времени и убедитесь, что сообщение об отсутствии включилось. Если что-то не сработало, перезапустите приложение, обновите его и проверьте, что функция включена переключателем именно в текущем аккаунте, если у вас их несколько.

Ещё одно правило: не используйте в автоответах слова, которые вы не готовы выполнить. Если написано «ответим за 10 минут», а отвечаете вы через два часа, лучше было бы промолчать. Честный срок снижает число повторных сообщений «Вы здесь?» и общее раздражение.

Ошибки в работе с автоответчиком

• Робота не видно, а клиент уверен, что говорит с человеком. Не прячьте автоматичность: честное «это автоматическое сообщение» вызывает больше доверия.
• Автоответ вместо настоящего ответа. После автоматического сообщения человеку должен ответить живой человек.
• Устаревшие данные. График поменялся, а в сообщении старое расписание.
• Слишком много функций сразу. Приветствие, отсутствие и вопросы подряд могут завалить клиента текстом.
• Нет проверки. Настроили и забыли. Раз в месяц тестируйте с другого аккаунта.
• Сообщение без действия. Клиент прочитал и не понял, что делать.

Стоит ли подключать внешних ботов

Существуют сервисы, которые отвечают на сообщения по сложным сценариям. Прежде чем подключать такой сервис, изучите правила платформы и условия самого сервиса: нельзя передавать пароль от аккаунта, нужно выдавать только разрешения через официальные механизмы. Нарушение правил приводит к ограничениям профиля. Для небольшого бизнеса встроенных приветствия, отсутствия и быстрых ответов обычно хватает.

Также помните, что автоматическая рассылка незнакомым людям запрещена правилами платформы и раздражает получателей. Автоответчик нужен только тем, кто сам пришёл в диалог.

Что делать, чтобы обращений стало больше

Настроенный автоответ раскрывается, когда в директ пишет достаточно людей. Для этого нужны понятные призывы к действию в постах, как мы разбирали в статье о призыве к действию, и приток новой аудитории. Если вы ведёте блог от 1000 подписчиков, вам подойдёт PeachPost: вы репостите посты участников, получаете персики и тратите их, чтобы живые люди репостили ваш пост. Когда аудитория вырастет, автоответчик уже будет ждать каждого нового гостя.